DMS-Software – große Erleichterung im deutschen Bürokratie-Dschungel
- Überschaubare Auswahl
- Digitalisierung von Dokumenten
- Hohe Sicherheitsstandards
- Für Privatpersonen und Unternehmen
- Einfache Verwaltung
DMS-Software Test & Vergleich 2024
- DMS-Software ist der erste Schritt zum papierlosen Büro, da die Dokumente von der Papierform in die digitale Form wechseln
- Die hohen Sicherheitsstandards und die rechtlichen Aspekte einer DMS-Software sind auf höchstem Niveau
- Mit einer DMS-Software wird der Workflow im Unternehmen verbessert und beschleunigt, da die Software standortübergreifend verfügbar ist
DocFarm Solo – DMS-Software für Freelancer und Privatpersonen
- Schnelles und komfortables Archivieren von 50 Dokumenten monatlich
- Sehr fairer Preis von rund 50 Euro, was insbesondere für Privatpersonen und Kleinunternehmer sinnvoll ist
- Scan-Assistent, farbige Textmarker und frei platzierbare Textfelder sind ebenfalls möglich
- Starke Suchfunktion über Schlagworte oder über die Volltextsuche
Nuance Paperport 14 Professional – starke Software für kleine bis mittelständische Unternehmen
- Scannen von Papierunterlagen und erstellen von PDF-Unterlagen mit wenigen Schritten
- Umwandeln unterschiedlicher Datei-Formate in PDFs, die du bearbeiten kannst
- Fotografiere Dokumente und wandle das Bild in eine PDF um, die du ebenfalls bearbeiten kannst
- Zentrale Dokumentenverwaltung und Verteilung im gesamten Netzwerk
Nuance Omnipage 18 Professional – Premium-Version vom Marktführer
- Umfangreiche Software, die nicht nur die Dokumentenverarbeitung vereinfacht, sondern auch eine hervorragende Bearbeitung zulässt
- Angebunden an nahezu alle bekannten Cloud-Dienste wie Onedrive, Google Docs, Dropbox und Weitere
- Egal ob Handheld-Scanner, Scanner-Stifte, Multifunktionsgeräte oder andere Modelle, die Software supportet jeden Scanner
- Konvertieren und Bearbeiten von internationalen Dokumenten, dank Erkennung von über 120 Sprachen
Was ist eine DMS-Software?
Vor allem in Deutschland herrscht eine Bürokratie, die kaum ein Land überbieten kann. Für jeden Vorgang oder für jede Buchung im Steuersystem wird ein Formular, eine Rechnung oder ein anderes Schriftstück benötigt. Das machte viele Büros nicht nur unübersichtlich, sondern auch papierdurchflutet. Lange Zeit mussten Ärzte sogar ihre Patientendokumente für viele Jahre aufheben. Mittlerweile ist alles digital möglich, was vor allem der Bürokratie zugutekommt. Doch wie soll man tausende Kunden-Dateien in einem Ordner anständig auflisten, sodass man sie ohne wenig Suchen sofort zur Hand hat? Das Durchsuchen einzelner Ordner nach einer bestimmten Datei kann dann schnell sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine DMS-Software oder auch Dokumentenmanagementsoftware sorgt dafür, dass du deine eingescannten Dateien sofort verfügbar hast. Du kannst sie im Programm ordnen, sie kategorisieren und sie sogar nachträglich bearbeiten. Dafür stehen dir verschiedene Tools und Möglichkeiten zur Verfügung. Innerhalb weniger Sekunden kannst du mithilfe der Suchfunktion oder einer Schlagwortsuche sofort ein bestimmtes Dokument aus tausenden Dateien herausfinden. Sinnvoll ist dies nicht nur für große Büros oder Unternehmen, sondern auch für Händler und Kleinunternehmer. Bist du schon lange selbständig tätig und musst eine Kundenrechnung aus den letzten Jahren heraussuchen, ist dies mit einer DMS-Software innerhalb von wenigen Sekunden erledigt. Aber auch die Projektarbeit wird durch die Netzwerkanbindung vieler Programme vereinfacht. Im folgenden Artikel möchten wir dich über die umfangreichen Programme aufklären.
Die Geschichte der DMS-Software
Die DMS-Software hat ihren Ursprung schon in den 90er Jahren, in denen die Programme aber noch nicht so fortschrittlich und umfangreich waren, wie heute. Damals war es möglich, digitale Schriftstücke zu verwalten, um sie schneller aufzufinden. Allerdings war das nur möglich, wenn man Schlagworte nutzte, um einzelne Dokumente damit zu versehen. Das Zuweisen der Schlagworte sowie die Schulungen für die Programme überstiegen häufig den Nutzenfaktor, da das Anlegen einer geeigneten Ordnerstruktur im Betriebssystem häufig einfacher war und auch schneller ging. Die Weiterentwicklung der Software schritt jedoch zügig, jedoch waren die ersten Programme wenig wirtschaftlich für viele Nutzer. Mittlerweile ist der Funktionsumfang um zahlreiche Tools angewachsen, was die DMS-Software sogar für Kleinstunternehmer sinnvoll macht. So kannst du nicht mehr nur digitalisierte Schriftstücke bearbeiten, sondern hast auch die Möglichkeit nahezu alle elektronischen Dokumente zu verwalten und zu bearbeiten. Dazu gehören demnach nicht nur eingescannte PDF-Dateien, sondern auch Bilder, Texte oder eBooks. Weiterhin sind moderne Programme wesentlich einfacher und unkomplizierter zu bedienen als damals. Dank einer integrierten OCR-Funktion kann die Software zudem die Verschlagwortung vollständig automatisiert übernehmen. Die Texterkennung liest das Dokument in sekundenschnelle und gibt dir unterschiedliche Schlagworte, über die du die Datei finden kannst.
Wofür benötige ich die DMS-Software?
Das Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten sind nicht nur für Ämter oder für große Unternehmen eine harte Arbeit. Im Laufe des Unternehmerlebens sammeln sich zahlreiche Dokumente und Formulare an, die man im späteren Verlauf immer wieder einmal benötigt. Aber auch der Gesetzgeber sorgt in diesem Fall für einen hohen Aufwand, denn allein Steuerunterlagen müssen viele Jahre gespeichert und abrufbar sein. Hinzu kommen Hürden wie der Datenschutz und auch die Sicherheit, die ein jeder Unternehmer beachten muss. Aber auch die Wirtschaftlichkeit darf dabei nicht zu kurz kommen, denn das Ordnen, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier knüpft die DMS-Software an, die alle Punkte erfüllt. Sie bietet dir eine hohe Sicherheit, sie ist datenschutzrechtlich gewappnet und sie sorgt dafür, dass du wichtige Dokumente ordnen und verwalten kannst. Das geht selbstredend auch mit einer guten Ordnerstruktur, doch spätestens ab dem fünften oder sechsten Unterordner mit hunderten Dateien, wird aus der unternehmerischen Lust schnell ein starker Frust.
Die wichtigsten Entwickler für DMS-Software
| Hersteller | Besonderheiten |
|---|---|
| Nuance |
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| bynder |
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| Amagno |
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Die zahlreichen Vorteile einer DMS-Software
Eine gute DMS-Software kann dein Leben im Alltag verändern. Sie sorgt für einen aufgeräumten Arbeitsplatz und dafür, dass du produktiver arbeiten kannst. Im folgenden Abschnitt möchten wir dir einmal die zahlreichen Vorzüge vorstellen.
| Vorteil | Details |
|---|---|
| Archivierung und Auffindbarkeit | Mitunter das wichtigste und beste Feature bei einer DMS-Software ist die automatische Verschlagwortung von Dokumenten und Dateien. Dies geschieht bei einer guten Software innerhalb weniger Sekunden, sodass du viel produktiver arbeiten kannst. Alle Dateien befinden sich zentral an einem Ort, wodurch die aufwändige und lange Suche ein Ende hat. Hinzu kommen Filter- und Suchmöglichkeiten für einzelne Dokumente, die dir das Betriebssystem nicht zur Verfügung stellt. |
| Transparenz und Sicherheit | Ein weiterer großer Vorteil einer DMS-Software ist, die Rekonstruierbarkeit und die hohe Sicherheit vor Datenverlust. Mit jeder Bearbeitung des Dokuments wird eine Version gespeichert, sodass man die Änderungen sofort nachvollziehen kann. Das ist besonders gut für die Arbeit im Team, denn Kollegen können sofort nachvollziehen, welches Dokument in welcher Art und Weise verändert wurde. |
| Automatisierung von Geschäftsprozessen | Alle Prozesse und Vorgänge im Unternehmen kosten Zeit und somit auch Geld. Jegliche Automatisierung trägt daher dazu bei, dass das Unternehmen ökonomischer arbeitet. Mit einer DMS-Software ist dies problemlos möglich, denn Rechnungen können damit vollautomatisch archiviert und gespeichert werden. Hinzu kommt eine Volltextsuche, mit der du dir das Öffnen von Dokumenten sparen kannst. Die Software zeigt dir alle relevanten Informationen an, ohne dass du viel Zeit investieren musst. Eingehende Papierrechnungen müssen nur noch gescannt werden, die Speicherung und Sicherung übernimmt die Software automatisch. Mittels einer umfassenden Datenerkennung kann die Software sogar die Zahlung für einen Lieferanten oder Ähnliches auslösen. |
| Standortübergreifende Organisation | Auch wenn Dienste wie Onedrive oder Dropbox sehr beliebt sind, so sind sie für die Organisation mit größeren Teams weniger gut geeignet. Eine DMS-Software bringt eine Anbindung an Cloud-Dienste mit und kann diese problemlos nutzen. Das sorgt dafür, dass Teams auf der ganzen Welt die Dokumente in der Software bearbeiten können. Dank einem integriertem News-Feed sehen alle Mitarbeiter und Teilnehmer die Änderungen. Weiterhin immer eine Kommentar-Funktion mit vorhanden, sodass relevante Infos untereinander geteilt werden können. |
| Gesetzeskonform | Das Wichtigste im Unternehmen ist die Einhaltung von geltenden Regeln und Gesetzen. Verschiedene Dokumente müssen für bestimmte Zeiten aufbewahrt oder gelöscht werden. Die Software kann auch dies vollautomatisch übernehmen, sodass du immer auf der sicheren Seite stehst. Aber auch die Einhaltung von DSGVO-Richtlinien ist wichtiger denn je. Datenschutz steht auch hier an einer sehr hohen Position. |
Welche Dokumente werden von einer DMS-Software unterstützt?
Auch wenn der Name „Dokumentenmanagement“ überwiegend signalisiert, dass die Software nur Textdateien oder PDF-Dokumente beherrscht, ist dies nicht der Fall. Denn ein Dokument kann in der Regel alles sein, das Informationen enthält. Das sorgt dafür, dass eine DMS-Software mit vielen verschiedenen Dateien umgehen kann. Die folgende Auflistung zeigt dir nur einen Bruchteil von den möglichen Dokumenten, mit denen die Software arbeiten kann.
- Audio- und Videodateien
- Datenbankauszüge
- Listen
- Bilddateien, Grafiken und Illustrationen
- Tabellenkalkulationen und Textdateien (Bsp. Word und Excel)
- Gescanntes Dokument
- Konstruktionszeichnungen
- Digitale Fax-Dateien oder E-Mails
Damit die Software die einzelnen Dateien korrekt erkennen und einordnen kann, muss das Dokument über verschiedene Eigenschaften verfügen. Dazu gehören einige Punkte, die für die Software besonders relevant sind, damit die Archivierung und Bearbeitung stattfinden kann.
- Physische Eigenschaften (digital, analog)
- Nutzer (Sachbearbeiter, Empfänger)
- Inhalt (Bezug zum Thema)
- Charakter (archivierungspflichtig, rechtliche Punkte)
- Formale Eigenschaften (Gestaltung)
- Ordnung (Version, Revision)
- Zeit (Erscheinungsdatum, letzter Aufruf, letzte Bearbeitung)
- Urheber (Autor, Ersteller)
Worauf muss ich bei einer DMS-Software achten?
Bist du auf der Suche nach einer neuen DMS-Software solltest du dich unbedingt vorab gut informieren, welche Unternehmen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen. Mittlerweile konkurrieren zahlreiche DMS-Entwickler um die Gunst der Kunden, was es etwas schwierig gestaltet, die passende Software zu finden. Wichtig ist, dass die Software leicht bedienbar ist und nach Möglichkeit nicht zu viel Geld verschlingt. Die folgende Auflistung zeigt dir, auf welche Features du ganz besonders aufpassen solltest.
| Feature | Details |
|---|---|
| Daten-Capture | Die wichtigste Funktion, die ein DMS-Programm mitbringt, ist, dass Dokumente und Formulare möglichst vollautomatisch verarbeitet werden können. Dabei können nicht nur Dokumente, sondern auch E-Mails analysiert und verarbeitet werden. Dabei sollte immer im Vordergrund stehen, dass eine Vielzahl der Mitarbeiter problemlos mit der Software umgehen kann. Das heißt, dass die Eingabemaske intuitiv ist und auch die Bearbeitung sollte möglichst barrierefrei sein. Dokumente sollten sich per Drag-and-Drop uploaden lassen und eine vollautomatische Synchronisierung muss ebenfalls mit an Bord sein. Unabdingbar ist auch eine Scanner-Anbindung, damit Dokumente direkt eingescannt und eingelesen werden können. |
| Archivierung und Speicherung | Die Dokumentenmanagementsoftware ist in erster Linie dazu da, digitale Inhalte zu lesen und sie zu speichern, damit du sie schnell finden und bearbeiten kannst. Dabei kann das Problem die Dokumente lesen, auch wenn du diese nicht direkt öffnest oder startest. Das sorgt dafür, dass du mithilfe einer Volltextsuche einzelne Dateien in wenigen Sekunden auffinden kannst. Das spart das Öffnen und Suchen in verschachtelten Ordnerstrukturen auf dem PC. Die DMS-Software legt die einzelnen Dokumente so ab, dass sie möglichst schnell gefunden werden können. |
| Aktualisierung/Versionisierung | Im Team kann es durchaus einmal vorkommen, dass Dokumente versehentlich gelöscht werden oder eine fehlerhafte Bearbeitung durchgeführt wird. Aber auch ein Stromausfall kann dazu führen, dass eine mehrstündige Bearbeitung plötzlich verloren gehen kann. Bei einer DMS-Software kann dies nicht passieren, da die Software die Dokumente versionisiert. Das heißt, dass von jeder Bearbeitung eine Revision angelegt wird, wodurch die Wiederherstellung auf einen alten Standard ermöglicht wird. Aber auch das Einsehen von durchgeführten Änderungen ist dadurch problemlos möglich. |
| Verfügbarkeit von Dokumenten | Das Arbeiten in Teams kann manchmal dafür sorgen, dass der Workflow stark leidet. Erst wenn Dokumente fertig bearbeitet und verschickt sind, können diese in der nächsten Instanz bearbeitet werden. Ähnlich verhält es sich mit Rechnungen, die immer von der Buchhaltung eingesehen und gebucht werden müssen. Eine DMS-Software kann diese Arbeitsschritte nicht nur vereinfachen, sondern auch beschleunigen. Denn Dokumente können in der Software gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden. Dank einer Anbindung an die Cloud, ist dies Team- und Standort-Übergreifend möglich. Mittels der passenden Schnittstelle können sogar Buchungen von Rechnungen automatisiert werden. Die eingehende Rechnung wird mit der DMS-Software in das Buchhaltungsprogramm eingespeist, wo sie direkt überwiesen wird. |
| Sonderfunktionen | Einige DMS-Programme bringen neben den Standard-Funktionen auch noch einige Zusatzfunktionen mit, die das Leben im Arbeitsalltag erleichtern können. Zwar benötigt nicht jeder Mitarbeiter oder jedes Unternehmen diese Funktionen, doch in manchen Firmen sind sie essenziell. Dazu gehört beispielsweise ein Formular-Generator, mit dem man schnell und einfache eigene Formulare erstellen kann. Oder ein Analyse-Tool, das Kundendaten und das Kunden-Verhalten analysiert und auswertet. Vor allem Letzteres ist eine gute Alternative zu einem teuren CRM-System, je nachdem wieviel Umfang du benötigst. |
Darauf solltest du vor der Auswahl einer DMS-Software achten
Bevor du für dich oder für deine Mitarbeiter eine neue DMS-Software einführst, solltest du einige Punkte bedenken. Gehörst du zu den Entscheidern im Unternehmen, musst du die Mitarbeiter, aber auch die IT-Abteilung mit in die Entscheidung einbeziehen, damit die Arbeit während und nach der Umstellung nicht erliegt. Im folgenden Abschnitt möchten wir dir einige Tipps dafür mitgeben.
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Technische Aspekte | Als erstes solltest du immer die IT-Abteilung ansteuern, denn die erste Frage, die sich dir stellt, ist: „Ist die Software mit der IT-Infrastruktur kompatibel?“. Sprich mit deinen IT-Mitarbeitern und überlegt, welche Voraussetzungen für die Umstellung gegeben sind. |
| Organisatorische Aspekte | Eine DMS-Software kann das Arbeiten im Unternehmen vollständig verändern. Sie ersetzt umständliche Arbeitsschritte und kann in der Regel von jedem Mitarbeiter bedient werden. Dadurch können sich Zuständigkeiten ändern oder es können Mitarbeiter anderweitig eingesetzt werden. Weiterhin solltest du im Vorfeld darüber nachdenken, welche Prozesse vereinfacht und verkürzt werden können. |
| Fachliche Aspekte | Bevor du dich für eine DMS-Software entscheidest, ist es wichtig, dass die einzelnen Funktionen abgesteckt werden, die du für die tägliche Arbeit brauchst. Ein Programm kann wichtigere Dinge für eine Abteilung bieten als das andere. Dadurch solltest du unbedingt schauen, welche Funktionen enthalten sind. Weiterhin ist es wichtig, dass du die Mitarbeiter gründlich für die Nutzung vorbereitest. |
| Rechtliche Aspekte | Achte darauf, dass das DMS-Programm alle rechtlichen Aspekte mitbringt und unterstützt, die in deinem Land wichtig sind. Dazu zählen Aufbewahrungsfristen, aber auch Datenschutzrechtliche Aspekte. |
Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Punkte, die aber in jedem Unternehmen anders ausfallen können. So ist es auch wichtig, darüber nachzudenken, welche Dokumententypen überwiegend zum Einsatz kommen. Zwar können viele DMS-Systeme mit nahezu allen Typen umgehen, doch ist das Arbeiten mit einheitlichen Dokumententypen wesentlich angenehmer. Auch die Anforderungen an die Mitarbeiter sollten geprüft werden. So musst du vorher Bescheid wissen, wer die einzelnen Dokumente bearbeiten und einsehen darf und wer nicht. Dabei ist die Geheimhaltung über wichtige Kunden- und Unternehmensdaten mitunter am wichtigsten.
DMS-Software mit ECM-Funktionen
Je mehr unterschiedliche Programme im Unternehmen zum Einsatz kommen, desto aufwändiger ist die Bearbeitung und auch die Schulung der Mitarbeiter. Aber auch der Aufwand sowie die Kosten sind wichtige Themen, die bei mehreren Programmen bedacht werden müssen. Aus diesem Grund macht es Sinn, wenn du dich für eine umfangreiche DMS-Software entscheidest. In vielen Unternehmen kommt noch eine ECM-Software zum Einsatz. Dabei handelt es sich um ein sehr umfangreiches Content-Management-Tool, das die DMS-Software unterstützen kann. Allerdings kostet diese Software zusätzlich Geld, was vor allem für junge Unternehmen weniger sinnvoll ist.
Moderne DMS-Programme bringen hingegen einige wichtige Funktionen einer ECM-Software mit, die die Arbeit erleichtern und beschleunigen kann. Dazu zählen die folgenden Features.
Vertrieb und Kundengewinnung
Die Mitarbeiter im Vertrieb legen im Laufe des Arbeitslebens zahlreiche Dokumente an, die zur Kundenanalyse und auch zur Gewinnung neuer Kunden beitragen können. Generell hilft ein CRM-System hier weiter, das in vielen Unternehmen auch genutzt wird. Allerdings bietet dieses Customer-Relationship-Management nicht dabei, die Dokumente zu verwalten und sie flächendeckend verfügbar zu machen. Allerdings bietet mittlerweile eine gute DMS-Software Teilbereiche solch eines CRM-Tools, sodass alle Kundendaten gesammelt in einer Software zur Verfügung stehen. Zudem können diese mit allen wichtigen Mitarbeitern standortübergreifend geteilt werden.
Support und Service
Hat der Vertrieb gut gearbeitet, kommen neue Kunden zum Unternehmen, wodurch sich wiederum Arbeit für die Service-Mitarbeiter ergibt. Diese sammeln E-Mails, Rechnungen, Anfragen oder Vertragsentwürfe. Diese Daten und Dokumente müssen ebenfalls für alle Mitarbeiter verfügbar und einsehbar sein, was die DMS-Software möglich machen kann.
Anbindung der DMS-Software an Office-Programme
DMS-Software hat noch den Vorteil, dass es sich an nahezu alle Office-Programme anbinden lässt. Das sorgt dafür, dass kein Mitarbeiter eine Word- oder Excel-Tabelle außerhalb der Anwendung starten muss. Die einzelnen Tools lassen sich direkt in der Software öffnen und auch speichern. Sogar E-Mail-Anhänge können somit in die DMS-Software integriert werden. Das sorgt nicht nur für einen angenehmeren Workflow, sondern es beachtet dabei auch wichtige Gesetze. Nachrichten, die unmittelbar mit den Geschäftsvorfällen in Verbindung stehen, müssen laut aktueller Gesetzeslage sechs Jahre aufbewahrt werden. Dank der DMS-Software muss das nicht händisch erledigt werden.
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