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OCR-Software – eine große Erleichterung für alle, die mit Dokumenten arbeiten

Täglich kommen wir mit Briefen, Dokumenten und Formularen in Berührung, die nicht alle archiviert werden können. Da immer mehr Firmen auf digitale Schriftstücke umsteigen, ist es immer weniger notwendig, den Stift zu zücken. Doch nutzen viele Firmen PDF-Dokumente, die man nicht so einfach bearbeiten kann. Möchtest du ein Formular lieber am PC ausfüllen, ist dafür häufig eine spezielle OCR-Software von Nöten. Diese sorgt dafür, dass sich das PDF-Dokument schnell und einfach ausfüllen lässt. Aber auch eingescannte Briefe lassen sich somit bearbeiten.
Besonderheiten
  • gute Auswahl
  • Bearbeitung von Dokumenten
  • Einfache Installation
  • Auch für Einsteiger
  • Privat- und Gewerbelizenzen

OCR-Software Test & Vergleich 2020

Das Wichtigste zusammengefasst
  • Zahlreiche Dateiformate lassen sich nicht so einfach vom Anwender bearbeiten, mit einer OCR-Software ist dies jedoch möglich
  • OCR-Programme haben eine Texterkennung, wodurch sie diese in editierbare Formate umwandeln können
  • Ein großer Vorteil ist, dass OCR-Software sogar Fremdsprachen erkennt, wodurch es sich auch für international agierende Unternehmen lohnt

Ashampoo PDF Pro 2 – einfaches und schnelles Bearbeiten von PDF-Dateien

Ashampoo PDF Pro 2 – einfaches und schnelles Bearbeiten von PDF-Dateien
Besonderheiten
  • Günstige PDF-Software mit integriertem OCR-Modul, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Erstellen von interaktiven Formularen, PDFs vergleichen oder Bilder in der Datei bearbeiten
  • Inklusive umfangreichem OCR-Modul, das die Bearbeitung von Scans zulässt
  • Dateien können schnell und einfach in andere Formate umgewandelt werden (Beispielsweise Word-Format)
29,99 €
inkl 19% MwSt
Beschreibung
Ashampoo gehört seit vielen Jahren zu den bekannten Software-Unternehmen, die nahezu alles anbieten, was du für den täglichen Einsatz am PC benötigst. Neben einer soliden Bild- und Videobearbeitung sind auch diverse Büro-Programme vorhanden. Dazu zählt auch die Software „PDF Pro 2“, die dir das Erstellen, Konvertieren und Bearbeiten von PDF-Dateien ermöglicht. Die Software bringt aber auch ein OCR-Modul mit, das dafür zuständig ist, dass du gescannte Dokumente problemlos bearbeiten kannst. Für rund 30 Euro erhältst du alle wichtigen Tools, die du für die tägliche Arbeit benötigst. So kannst du interaktive Formulare erstellen, PDFs vergleichen oder sogar vorhandene Bilder in PDF-Dateien bearbeiten. Das geht selbstredend auch mit eingescannten Dokumenten. Die Software erkennt die eingescannte Datei und liest deren Text, wodurch die Bearbeitung ermöglicht wird. Somit kannst du deine Dokumente entweder als Bild oder als PDF einscannen und auf dem PC speichern. Die nachträgliche Bearbeitung mithilfe von PDF Pro 2 ist dann keine Hürde mehr. Auf Wunsch lassen sich die Dokumente dann auch mit einem Passwort-Schutz versehen.

Markt+Technik Perfect PDF 10 – günstige Alternative zum Bearbeiten von PDFs

Markt+Technik Perfect PDF 10 – günstige Alternative zum Bearbeiten von PDFs
Besonderheiten
  • Gut ausgestattete PDF-Software mit integriertem OCR-Tool für die Texterkennung
  • Besonders gut für Einsteiger, da Video-Tutorials sowie ein umfangreiches Handbuch vorhanden sind
  • Nahtlose Integration in Office-Programme für das schnelle Erstellen von PDFs
  • Bearbeiten von bestehenden PDF-Dateien möglich
34,99 €
inkl 19% MwSt
Beschreibung
Eine gute Alternative zu PDF PRO 2 von Ashampoo ist Perfect PDF 10 vom Verlag „Markt+Technik“. Das Unternehmen hat zahlreiche unterschiedliche Entwicklungsfirmen unter Vertrag und kann dadurch einige gute Programme anbieten. Darunter fällt auch die Büro-Software „Perfect PDF 10“. Ähnlich wie die Version von Ashampoo, kannst du hiermit PDFs erstellen, bearbeiten oder schnell und einfach in ein anderes Format umwandeln. Die PDF-Software richtet sich dabei vor allem an Einsteiger und Neulinge, denn ein ausführliches Handbuch sowie Video-Tutorials sind bereits im Paket mit enthalten. Somit gelingt dir der Start schnell und du kannst sofort produktiv arbeiten. Besonders schön ist auch die Integration in vorhandene Office-Produkte, denn dadurch kannst du Formulare und Dokumente in Word erstellen und sie schnell in das PDF-Format umwandeln. Natürlich ist auch hier wieder ein OCR-Modul für die Texterkennung vorhanden. Das Tool erkennt Text in unterschiedlichen Dateien und aktiviert somit die Bearbeitung des Scans. Dabei unterstützt Perfect PDF 10 nicht nur Deutsch, sondern auch Englisch, Französisch und Italienisch. Zusätzlich kannst du rechtssichere Dokumente erstellen, da die Software ein Erstellen einer Signatur zulässt.

Iris Readiris Pro 16 – umfangreiche OCR-Software mit vielen Möglichkeiten

Iris Readiris Pro 16 – umfangreiche OCR-Software mit vielen Möglichkeiten
Besonderheiten
  • Umfangreiche OCR-Software, mit der du PDF-Dateien nicht nur erstellen, sondern auch bearbeiten kannst
  • Konvertieren zahlreicher unterschiedlicher Formate, wie Bilder, Office-Dateien oder Audio-Formate
  • Neben dem Programm sind auch viele hochwertige Scanner erhältlich
  • Direkte Anbindung an Office-Produkte
76,22 €
inkl 19% MwSt
Beschreibung
Bist du auf der Suche nach einem reinen OCR-Programm, dann wirst du an Readiris 16 wohlmöglich nicht vorbeikommen. Hierbei handelt es sich nicht um ein einfaches PDF-Programm, sondern um eine vollwertige OCR-Software für den professionelleren Einsatz. Vor allem in Büros oder Unternehmen sollte eine OCR-Software zum Einsatz kommen, da sie viel mehr Möglichkeiten bietet als die OCR-Module in günstigeren Programmen. Insbesondere die zahlreichen Konvertierungsoptionen sind bei der täglichen Arbeit sehr sinnvoll. So kannst du Bilder, Office-Dateien und PDF-Dateien schnell und einfach in das gewünschte Format konvertieren. Zudem lassen sich unterschiedliche Formate schnell bearbeiten. So kannst du mit einem beliebigen Scanner fast jede Datei erzeugen und danach mit dieser Software bearbeiten. Dabei lassen sich herkömmliche Texte sogar in Audio-Dateien umwandeln, was beispielsweise für die Erzeugung von Hörbüchern oder Ähnlichem genutzt werden kann. Eine Anbindung an die Cloud ist ebenfalls vorhanden, sodass du die erzeugten und bearbeiteten Dateien mit Kollegen oder Mitarbeitern teilen kannst. Zuvor lassen sie sich bearbeiten oder einzelne Dateien zusammenführen. Das Unternehmen liefert dir zudem nicht nur die notwendige Software, sondern hat auch zahlreiche unterschiedliche Scanner im Angebot. Besonders interessant sind dabei die Handheld-Scanner, die in jede Tasche passen.

Wondershare PDFelement 7 – starkes Bearbeitungstool für PDF-Dateien

Wondershare PDFelement 7 – starkes Bearbeitungstool für PDF-Dateien
Besonderheiten
  • Umfangreiches PDF-Programm mit integriertem OCR-Modul zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten
  • Schnelles und einfaches Erstellen von Formularen und Dokumenten
  • Unterschiedliche Software-Versionen für private Haushalte oder für den Business-Einsatz
  • Umfangreiche Protect-Option für den Datenschutz, Möglichkeit eine digitale und rechtssichere Signatur zu erstellen
115,95 €
inkl 19% MwSt
Beschreibung
Von Wondershare kommt ein Programm, das du in unterschiedlichen Ausführungen nutzen kannst. PDFelement ist nicht nur bekannt, sondern auch sehr beliebt. Dabei hast du die Wahl, ob du die Standard-Version für den privaten Gebraucht nutzt oder dich für die Pro- oder Business-Variante entscheidest. Je nach Umfang und Anzahl der Nutzer kannst du dich für die passende Version entscheiden. Allerdings hat PDFelements von Wondershare einen sehr großen Vorteil: Du kannst die Software auch mobil verwenden. So bist du nicht nur darauf angewiesen, einen PC zu nutzen, sondern du kannst auch die vorhandenen Apps für Android und iOS verwenden. Das sorgt für noch mehr Produktivität, da du standortunabhängig arbeiten kannst. Ansonsten liefert dir die Software alles, was du für den täglichen Büro-Alltag benötigst. Formulare lassen sich erstellen, PDF-Dateien konvertieren und natürlich auch bearbeiten. Ähnlich wie alle anderen Software-Lösungen, hat auch PDFelement 7 ein OCR-Modul für die Texterkennung mit an Bord. Besonders interessant ist auch die Protect-Option, die du im Programm finden kannst. Hiermit lassen sich einzelne Text-Abschnitte schwärzen oder ausblenden. Nur mit dem richtigen Passwort kannst du diese Absätze hervorbringen und erkennen. Das ist für wichtige und vertrauliche Daten besonders wichtig. Verglichen mit den anderen Software-Paketen handelt es sich hierbei um ein Programm, das sich in erster Linie an Selbständige und Unternehmer richtet. Das kannst du bereits am etwas höheren Preis erkennen. Benötigst du lediglich ein einfaches OCR-Tool, sind die günstigeren Versionen zuvor am besten geeignet.

Was ist eine OCR-Software?

Wer viel mit Dateien und Dokumenten arbeitet, der kennt das leidige Problem. Das Formular oder der Brief wird eingescannt und der Drucker erzeugt eine Datei, die sich im Nachhinein nicht bearbeiten lässt. Egal, ob es sich um ein PDF-Dokument oder um ein Bild handelt, die Bearbeitung ist mit einfachen Mitteln nicht möglich. Eine OCR-Software kann dann Abhilfe schaffen. Hierbei handelt es sich um ein Programm, das den Text innerhalb der Datei erkennen kann und dadurch die Möglichkeit liefert, diesen Text zu bearbeiten. Dabei ist es egal, welches Format die Datei aufweist, je nach Umfang der Software natürlich. So können einige Programme nicht nur eingescannte PDFs bearbeiten, sondern sie unterstützen sogar Bilddateien, die mit einer Kamera oder mit dem Smartphone aufgenommen wurden. Die Abkürzung OCR steht dabei für „Optical Character Recognition“, was nicht viel mehr bedeutet als „automatische Texterkennung“. Der Funktionsumfang der Software ist häufig sehr groß, denn nicht nur der Text lässt sich anpassen. Viele Programme bieten auch die Möglichkeit, gescannte Bilder zu bearbeiten, sie zu verbessern oder weitere Bild-Dateien einzufügen. Hinzu kommen umfangreiche Verschlüsselungsmöglichkeiten oder das Einfügen einer digitalen Signatur. Egal, ob du selbständig bist oder im privaten Umfeld häufig mit Scans arbeitest, eine gute OCR-Software kann das Leben am PC erleichtern.

Wofür benötige ich die OCR-Software?

Einige Anwendungsbeispiele einer OCR-Software sind beispielsweise Autoversicherungen oder Strom- und Gasanbieter. Dies sind nur Beispiele für den privaten Raum, der geschäftliche Bereich umfasst noch viel mehr unterschiedliche Einsatzgebiete. Angenommen dein Stromanbieter sendet dir eine Zählerkarte, die du ausgefüllt zurücksenden musst. Diese lässt sich mithilfe eines Scanners einscannen und mit der OCR-Software digital bearbeiten. So kannst du die Zählerkarte problemlos am PC ausfüllen und per Mail an den Anbieter zurücksenden. Das spart häufig sehr viel Zeit, aber auch einige Kosten. Oder du bist auf Wanderschaft und entdeckst eine interessante Info-Tafel am Wegesrand mit Informationen zur Region. Diese kannst du dann abfotografieren und im Nachhinein mit der OCR-Software verändern. Somit könntest du den Text auf der Infotafel gegen einen Alternativen Text austauschen. Die Einsatzgebiete einer OCR-Software sind enorm.

Wie genau ist eine OCR-Software?

Auch wenn du nun entdeckst, dass die OCR-Software für deinen Alltag einiges erleichtern kann, solltest du immer noch darauf achten, dass es sich dabei nur um eine Software handelt. Das Programm kann Text erkennen, aber eine 100%ige Erfolgschance wirst du in keinem Programm erhalten. Die ersten Texterkennungsprogramme waren noch sehr fehlerhaft und die Nachbearbeitung des Textes dauerte häufig länger als das Abschreiben. Mittlerweile hat sich die Software aber stark weiterentwickelt, wodurch sie eine hohe Genauigkeit mitbringt. Je nach Software ist aber auch hier eine Nachbearbeitung durch den Menschen notwendig. Einige Programme liefern dir, je nach Ausgangsmaterial, eine Genauigkeit von rund 80%. Andere, höherwertige Programme können aber sogar mit 99% Erkennungsrate auftrumpfen. Dabei ist entscheidend, für welche Software-Lösungen du dich entscheidest. Natürlich ist aber auch das Ausgangsmaterial immer entscheidend.

Die größten Probleme treten immer noch bei händisch erstellen Texten auf. Schreibst du einen Text in Schreibschrift, scannst diesen ein und möchtest ihn nun digitalisieren, wirst du vermutlich etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen müssen. Auch die beste Software kann hier keine maximalen Erfolge erzielen, da die Erkennung von Schreibschrift noch ein größeres Problem darstellt.

Anders verhalten sich Apps auf dem Tablet, denn hierbei hat die Software mehr Möglichkeiten, den Text korrekt zu erkennen. So wird nicht nur der Text selbst gelesen, sondern die Software kann auch anhand der Bewegung des Stiftes auf dem Display den Text erkennen. Aus diesem Grund funktioniert die Texterkennung auf dem Tablet oder auf dem Smartphone mittlerweile besser als am PC.

Die wichtigsten Entwickler

Hersteller Besonderheiten
Ashampoo
  • Schon seit vielen Jahren gehört Ashampoo zu den Software-Giganten weltweit. Das Unternehmen liefert dir nicht nur eine günstige OCR-Software, sondern auch eine starke Firewall oder gute Antivirenprogramme. Bei Ashampoo erhältst du alles für deinen PC, was du brauchst.
  • Software-Unternehmen, das alles im Angebot hat, was du für deinen PC brauchst
  • Alle Produkte haben einen fairen Preis, sodass vor allem Privatpersonen hier immer fündig werden
  • Günstiger PDF-Reader mit OCR-Modul sorgt für ein schnelles Bearbeiten von Dokumenten am PC
  • Als Download-Version oder als CD-ROM-Version erhältlich (Alle verfügbaren Programme)
Iris
  • Scannen und Bearbeiten, das sind zwei wichtige Arbeitsschritte, die Iris mit ihrer Soft- und Hardware vereinfachen möchte. Das Unternehmen liefert dir hochwertige Programme für das Bearbeiten von Dokumenten. Aber auch einige Scanner hat Iris im Angebot.
  • Großes Unternehmen mit einem großen Angebot an professioneller OCR-Software
  • Verfügbar für Privatpersonen, aber auch für Unternehmen und Großkonzerne
  • Zahlreiche unterschiedliche Scanner im Angebot, darunter auch Handheld-Scanner oder Digitalstifte
  • Software und Hardware weist einen sehr fairen Preis auf, egal ob für Privatanwender oder Unternehmer
Adobe
  • Wer Adobe noch nicht kennt, der hat eindeutig etwas verpasst. Das Unternehmen ist der Kopf des beliebten Bildbearbeitungsprogramms „Photoshop“. Außerdem bietet Adobe den bekanntesten PDF-Reader weltweit, den Acrobat-PDF-Reader. Dieser hat in der Pro-Version ebenfalls ein OCR-Modul mit an Bord.
  • Software-Gigant, der sich auf die Produktion hochwertiger Bild- und Videoprogramme spezialisiert hat
  • Mitunter die umfangreichste Software im Angebot, egal ob für Bild oder Video
  • Beliebtester und bekanntester PDF-Reader kommt von Adobe
  • Adobe Acrobat Reader hat ein umfangreiches OCR-Modul enthalten, mit dem alle PDF-Dokumente bearbeitet werden können

Der passende Scanner für deine OCR-Software

Die OCR-Software ist häufig nur so gut, wie das Ausgangsmaterial. In erster Linie kommt solch ein Programm zum Einsatz, wenn viele Dokumente gescannt und bearbeitet werden müssen. Im folgenden Abschnitt möchten wir dir einige Scanner-Typen und Einsatzgebiete vorstellen.

Scanner-Typ Einsatzbereich
Flachbettscanner Vor allem im privaten Bereich und im Home-Office kommen Flachbettscanner zum Einsatz. Hierbei handelt es sich häufig um Kombinationen mit Druckern, die dann als Multifunktionsgerät erhältlich sind. Das Dokument oder die Vorlage liegt dabei auf einer Glasscheibe auf. Ein einfaches Modell liefert einen zusätzlichen Deckel, der dafür sorgt, dass das Dokument nicht verrutscht. Der Scanner selbst befindet sich unter der Glasscheibe, wo er das Dokument belichtet und ablichtet. Flachbettscanner eignen sich wunderbar für einzelne Dokumente, aber auch für Bücher oder Dias. Für letzteres muss der Scanner aber über eine Durchlichteinheit verfügen.
Buchscanner Buchscanner kommen eher selten in privaten Haushalten zum Einsatz, da gute Geräte viel zu teuer sind. Hierbei handelt es sich in der Regel um Scanroboter, die große Bücher und gebundene Dokumentationen vollautomatisch scannen können. Dabei ist der Buchscanner in der Lage, die einzelnen Seiten des Buches selbständig umzublättern, ohne diese zu beschädigen.
Dokumentenscanner Musst du häufig viele einzelne Seiten einscannen, lohnt sich ein Dokumentenscanner. Hierbei handelt es sich um ein Gerät, das nacheinander alle Seiten abarbeiten kann. Dabei werden die Dokumente in einen Durchzugsscanner gelegt und dieser zieht die einzelnen Seiten durch die Scaneinheit. Duplex-fähige Geräte können sogar beidseitige Dokumente erfassen. Je nach Modell kann ein guter Scanner bis zu 500 Seiten pro Minuten bearbeiten. Hierbei handelt es sich aber um professionelle Standgeräte. Herkömmliche Dokumentenscanner für den Home-Office-Gebrauch erreichen Geschwindigkeiten zwischen 25 bis 100 Seiten pro Minute.
Handscanner Möchtest du deine Bücher eigenhändig digitalisieren, kannst du dir einen Handscanner zulegen. Hierbei wird die Scaneinheit freihändig über die jeweilige Seite geführt, wodurch ein Bild erfasst wird. Mittlerweile kommen Handscanner in verschiedenen Ausführungen zum Einsatz. Vom Stab, über einen Stift bis hin zu einer PC-Maus ist hier jede Bauart denkbar.
Einzugsscanner Einzugsscanner sind heute im privaten Haushalt nur selten zu finden. Ihre Qualität liegt häufig hinter der von Flachbettscannern, wodurch sie nicht für alles geeignet sind. Allerdings ist hierbei eine kompakte Bauweise realisierbar, wodurch sie mittlerweile gerne als mobile Scanner eingesetzt werden.
Smartphone als Scanner Wer nur sehr selten einmal ein Dokument bearbeitet und einscannt, muss sich keinen großen Scanner anschaffen. Moderne Smartphones liefern eine hohe Kameraqualität und können einen klassischen Scanner komplett ersetzen. Dabei wird lediglich ein Foto vom Dokument erstellt, das von der jeweiligen Smartphone-App nachträglich angepasst wird.

Wie funktioniert eine OCR-Software?

Spätestens seit dem Siegeszug von Tablet-PCs und Smartphones ist auch die optische Texterkennung immer wichtiger geworden. Selbst große Unternehmen wie Microsoft sind auf Einkaufstour gegangen und haben einige wichtige und bekannte Unternehmen in diesem Bereich einverleibt. Eine gute Texterkennung fußt auf einer guten Programmierung und einer fortschrittlichen Technologie.

Bevor der Text erkannt werden kann, muss er ausgerichtet werden. Dabei werden Textzeilen und Ränder so angeordnet, dass sie horizontalen und vertikalen Linien folgen. Danach wird das Bild entrauscht und vorhandene Flecken auf dem Dokument werden von der Software entfernt. Sind Farben vorhanden, werden diese in Schwarzweiß umgewandelt, da das Programm damit besser umgehen kann. Damit die OCR-Software eine möglichst breite Bearbeitung zulassen kann, wird im folgenden Schritt das Layout erkannt. Hierzu zählen Tabellen, Überschriften oder Stichpunkte. Natürlich kann die Software dabei auch die einzelnen Schriftarten erkennen, die zum Einsatz kamen. Sind diese Schritte erledigt, kommt es zur eigentlichen Texterkennung. Hierbei analysiert die Software die Eigenschaften aller Buchstaben wie Linien, Überschneidungen, Winkel und so weiter. Diese Eigenschaften werden mit denen in der Datenbank abgeglichen, wodurch die eigentliche Texterkennung möglich ist. Dieses Verfahren nennt sich „Feature-Extraction“, eine Technologie, die bei jeder modernen OCR-Software zum Einsatz kommt.

Wichtige Kriterien, die eine gute OCR-Software ausmachen

Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du im Vorfeld auf folgende Kriterien achten. Diese sind wichtig für ein angenehmes Arbeiten im Alltag. Am besten du informierst dich hierzu in Rezensionen auf Amazon oder in Tests einschlägiger Magazine.

Kriterium Details
Texterkennung Natürlich muss eine OCR-Software eine gute, schnelle und möglichst genaue Texterkennung bieten. Auf dem Markt existieren zahlreiche Programme, die unterschiedlicher nicht sein können. Viele Apps und Programme sind sehr günstig und liefern ein OCR-Tool innerhalb einer PDF-Software. Die meisten Tools sind wenig aufwändig programmiert, sodass die Texterkennung oftmals wenig genau ist. Wie zuvor schon erwähnt, kann eine schlechtere Software lediglich mit 80 prozentiger Genauigkeit arbeiten, während stärkere Programme rund 99% liefern können. Musst du das eingescannte und eingelesene Dokument noch mühselig manuell nachbearbeiten, kann das schnell zu sehr viel Frust im Alltag führen.
Usability Genauso wichtig, wie die Texterkennung ist die Usability des Programms. Hierbei handelt es sich um die Nutzung und die Bedienoberfläche. Liefert die Software alle notwendigen Tools und Möglichkeiten, die du brauchst? Ist die Oberfläche intuitiv gestaltet und lassen sich alle Inhalte schnell finden? Generell kannst du dich in jede Software einarbeiten, doch ist der Zeitaufwand dafür häufig verschieden. Einige Entwickler bieten dir auf der eigenen Webseite aber umfangreiche Dokumentationen oder sogar Video-Tutorials an, mit denen der Einstieg in die Software wesentlich einfacher verläuft.
Preis/Leistung Verwendest du die Software nur selten, musst du dich nicht für ein Programm entscheiden, das mehrere hundert Euro kostet. Das Preis-Leistungs-Verhältnis spiel, insbesondere bei Software, eine wichtige Rolle. Viele Anbieter liefern dir halbherzig erstellte Programme für sehr hohe Preise. Daher solltest du dich schon vorab informieren, ob die Software alles bereithält, was du für den täglichen Einsatz im Büro benötigst.
Support Das Entwickeln von Programmen ist nicht sehr einfach, denn die Software muss auf einer Vielzahl unterschiedlicher Hardware-Kombinationen funktionieren. Dafür sind gute Entwicklerteams notwendig, die wissen, was sie machen. Sollte das Programm doch einmal nicht funktionieren, muss der Support dir die Nutzung ermöglichen oder dir dabei helfen, es zu nutzen. Ein guter Service besteht auch darin, dass die Mitarbeiter dir bei Fragen rund um die Funktionsvielfalt mit Rat und Tat zur Seite stehen.
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